조직 내에서 효과적인 의사소통을 위해서는 다양한 문서 유형을 정확히 이해하고 적절하게 작성할 수 있어야 한다. 각 문서 유형은 고유한 특성과 목적을 가지고 있으며, 상황과 목적에 맞는 문서를 선택하고 작성하는 능력은 직장인으로서 중요한 경쟁력이다.보고서는 가장 대표적인 비즈니스 문서 중 하나다. 기업 내 현황, 프로젝트 진행 상황, 분석 결과 등을 체계적으로 정리하여 전달하는 문서라 할 수 있다. 보고서는 명확한 구조와 객관적인 데이터를 바탕으로 작성되어야 하며, 독자가 쉽게 이해할 수 있도록 논리적이고 간결하게 작성해야 한다. 일반적으로 배경, 목적, 분석 내용, 결론, 제안 등의 구조로 작성된다.
그런데 이러한 구조를 띄는 보고서에도 종류가 있다. 기획서, 제안서, 계획서는 우리 회사의 ‘일’을 공유하는 서류, 즉 보고서의 일종이다. 어디 그 뿐인가. 회의 내용을 담은 회의록, 비즈니스 이메일 역시 보고를 위한 문서다. 다시 말해, 기록으로 남겨지는 회사의 모든 이야기는 보고서라 할 수 있다.
기획서는 새로운 프로젝트나 사업을 제안하고 그 타당성을 설명하는 문서다. 기획서에는 프로젝트의 목적, 예상되는 성과, 실행 전략, 소요 예산, 기대 효과 등이 상세하게 포함되어야한다. 성공적인 기획서는 논리적인 근거와 설득력 있는 접근 방식을 보여주어야 하며, 의사결정권자들의 관심을 끌 수 있어야 한다.
비즈니스 메일은 일상적인 업무 소통의 가장 기본적인 수단이다. 메일 작성 시에는 간결하고 명확한 제목, 예의 바른 인사말, 핵심 내용의 명확한 전달, 그리고 공손한 맺음말이 중요하다. 수신자의 입장에서 즉시 이해할 수 있도록 간결하고 구체적으로 작성해야 한다. 또한 전문성을 유지하면서도 따뜻한 소통의 톤을 잃지 않아야 한다.
회의 자료 또한 중요한 비즈니스 문서다. 회의 목적, 안건, 토론할 주요 내용, 예상 결과 등을 체계적으로 정리해야 한다. 회의 자료는 참석자들이 사전에 충분히 준비할 수 있도록 명확하고 상세한 정보를 제공해야 한다. 또한 시간을 효율적으로 활용할 수 있도록 중요한 포인트를 강조할 수 있어야 한다.
제안서는 외부 고객이나 투자자에게 특정 서비스나 솔루션을 제안하는 문서다. 고객의 니즈를 정확히 이해하고, 그에 맞는 맞춤형 솔루션을 제시해야 한다. 경쟁사와 차별화된 접근 방식, 구체적인 실행 계획, 예상되는 성과 등을 명확하게 설명해야 한다. 창의적이고 설득력 있는 제안서는 비즈니스 성공의 중요한 열쇠가 될 것이다.
이러한 이유로 보고서 작성법 교육에서는 꼭 상황과 목적에 따라 적절히 선택하고 작성할 수 있는 방법을 다뤄야 한다. 보고서 작성법은 비즈니스 커뮤니케이션의 핵심 역량이기 때문이다. 지속적인 학습과 실천을 통해 자신만의 문서 작성 스타일을 발전시켜 나가는 것이 중요하다.
글 그레이프이엔엘 이예지 대표
