(공태윤 산업부 기자) 최근 기업들의 글로벌화로 인해 신입사원이라도 업무상 영어로 이메일을 보내야 하는 경우가 많다. 입사시 가장 먼저 업무파악과 함께 이메일을 잘쓰는 법을 안다면 직장생활이 한결 수월해 진다. 미국교육평가원(Educational Testing Service: ETS)이 신입 사원들을 위한 비즈니스 영어 이메일 잘 쓰는 방법을 소개한다.
◆이메일 제목부터 확실하게 (Clear Subject Line)
이메일 제목은 수신자가 제일 처음 접하는 내용이다. 즉, 수신자가 이메일을 열어보기 전에 어떤 용건인지 파악할 수 있어야 한다. 발신자 또한 이후 관련 메일을 찾아볼 때 유용할 수 있다. 매우 중요한 이메일이라면, 제목에서부터 강조 표시를 하자. 업무를 하다 보면 하루 수백 통씩 메일이 들어온다. 자신이 보낸 이메일이 묻혀 지나가지 않길 바란다면 제목부터 확실하게 정리하자.
◆서론은 인사와 함께(Greeting & a Compliment or Pleasantry)
영문 이메일도 서론은 인사와 함께 시작하면 좋다. 한글 이메일이라면 수신자의 이름에 직급 혹은 ‘님’을 붙여 인사를 한다. 영어 이메일은 상황에 따라 아래와 같이 시작하면 된다.
처음 이메일로 인사하는 경우: “Dear [이름],” 구면이거나 자주 연락한 대상에게 보내는 경우: “Hi [이름],”로 쓰면 좋다. 인사와 함께 상대방의 안부를 묻는 것도 좋다. 한국이나 외국이나 친근감의 표시는 긍정적인 대화를 이끌어 낼 수 있다. 단 간단하게 끝내야 한다는 점을 명심해야 한다.
간단한 안부를 물을 경우: “I hope this email finds you well” “I hope you are well”
문의 혹은 먼저 연락 온 발신자에게 회신하는 경우: “Thank you for contacting me”
◆본론은 용건에 충실히, 원하는 바를 명확히(The Reason & a Call to Action)
이메일을 보낸 목적을 밝히고 수신자에게 연락을 하는 이유를 잘 설명해야 한다. 짧고 간결한 문장을 사용하도록 유의하자. 간략하게 아래와 같은 문구를 사용하면 좋다. 질문 혹은 지원을 요청하는 경우: “I’m emailing to ask about…” “I am wondering if you could help with…””
이메일을 보낸 이유를 밝히고 난 후, 수신자로부터 원하는 결과물을 요청하자. 가급적이면 명확하게 원하는 바를 알려주는 것이 좋다.
질문 혹은 자료를 요청하는 경우: “Would it be possible to provide xxx items by…” “Could you send me xxx files by…”
수신자의 확인이 필요한 보고서를 송부하는 경우: “Below (or Attached), you can find the analysis for…”
거절 의사를 밝혀야 하는 경우: "I regret to inform you that..." "It is to my regret that I must inform you that..."
◆맺음말 역시 친절함과 전 ?봉?잊지 말 것(Closing & Sign off)
이메일 작성 시 마무리 부분에서 고민하는 경우가 꼭 생길 것이다. 아래 문장과 표현을 꼭 사용해보자. 수신자로부터 원하는 결과물을 한번 더 강조하거나, 공손하면서 깔끔한 정리를 할 수 있다. 영어 이메일에서는 서명 역시 중요하다는 점을 잊지 말자.
자주 쓰는 맺음말 표현: "Let me know if you have any questions." “If you have any questions or concerns, feel free to contact us”“I look forward to hearing from you”.
서명: “Best regards, 이름” “Sincerely, 이름”“Thank you,이름”
위 표현과 함께 아래 3가지 ‘골든 룰’을 숙지하면 신입사원도 전문성이 돋보이는 영어 이메일을 쓸 수 있다:
첫째, 명확한 메시지 전달 – 원하는 내용을 확실하게 전달하자. 요점을 피해 돌려쓴 장문의 이메일은 수신자의 관심뿐만 아니라 신뢰 역시 잃게 된다.
둘째, 간결한 문장 구조 – 어려운 단어와 문장구조를 쓰기 위해 고민하지 말자. 간결하고 쉬운 단어와 문장, 문단으로 전달하고자 하는 메시지가 쉽게 읽히도록 작성한다. 자주 쓰는 영어 문장 표현은 컴퓨터 옆에 두고 쓰자. 토익과 같은 시험 문항에서 볼 수 있는 문장들이 자주 쓰인다는 점 역시 잊지 말 것.
셋째, 검토하기 – 이메일을 보내기 전에 꼭 자신의 이메일 내용을 검토해라. 문법, 맞춤법, 부호 등 틀린 곳이 없는지 확인할 것. 실수로 보내는 일 없도록 받는 사람 주소를 마지막에 넣는 것도 방법이다.
영어를 자주 사용하는 업무를 담당한다면, 토익 시험 문제 자료를 통해 직장 혹은 사회생활에서 빈번하게 사용되는 영어 표현과 문장을 접해 보자. 잘 쓴 이메일은 본인의 업무 시간을 단축시키면서 업무 생산성 역시 향상시킨 다는 점을 잊지 말 것. 또한 함께 일하는 팀원들과도 훨씬 원활한 커뮤니케이션을 할 수 있을 것이다. 아직 직장 생활 시작 전이라면, 미리 연습하고 숙지해 두는 것을 추천한다. (끝) / trues@hankyung.com
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