경기도교육정보기록원은 업무관리시스템에서 유통파일 저장 방식의 개선으로, 디스크 증설 비용을 절감하기로 했다.
교육정보기록원은 지난해 3월부터 약 10개월 간 업무관리시스템의 문서 처리 과정을 분석해 '매주 수요일 공문 없는 날’운영으로 문서 생산량은 감소하였음에도 불구하고 저장 용량이 증가하는 이유를 알아냈다고 20일 밝혔다.
지방자치단체와 대학교, 공사?공단 등 외부기관에서 발송하는 문서는 행정자치부의 정부전자문서유통지원센터를 거쳐 업무관리시스템으로 수신된다.
이 경우 외부기관의 유통파일과 업무관리시스템에 맞게 변환된 문서파일이 시스템에 함께 저장된다는 것을 전국 시도교육청 중 최초로 밝혀낸 것이다.
교육정보기록원은 한국교육학술정보원과 협력해 올해 3월 외부기관 문서의 접수가 완료되면 유통파일은 삭제되도록 저장방식을 개선했으며, 전국 시도교육청의 업무관리시스템에 적용했다.
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이 같은 시스템 개선으로 교육정보기록원은 매년 연간 3TB 정도의 공간을 절약할 수 있을 것으로 예상된다.
여기에 2011년 업무관리시스템 개통 이후 지난 4년간 누적된 외부기관의 유통파일을 삭제해 11TB를 확보했다. 이는 경기도교육청이 1년 동안 문서를 저장할 수 있는 용량으로 디스크 증설 비용 약 2억원이 절약된다.
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이용구 경기도교육정보기록원 원장은 “이번 기능 개선은 시스템을 안정적으로 운영하는데 만족하지 않고 더 나은 시스템을 만들기 위해 노력한 혁신적인 성과다”며 “앞으로도 적극적인 자세로 업무에 최선을 다하겠다”고 밝혔다. 수원=윤상연 기자 syyoon1111@hankyung.com
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