첫째 신뢰를 유지하라
제대로 된 의사소통은 믿을 수 있는 상황과 분위기속에서 시작되는 것이다. 그리고 이 믿을 수 있는 분위기라는 것은 사소하고 유치하다고 생각되는 모든 말과 행동과 관련되어 있다. 비즈니스 파트너를 신뢰케 하며 혹여 문제가 되는 사항에 대해서 상대방에게 자신의 의사를 정확히 숙지시키는 것이 결국 비즈니스 파트너 간의 신뢰 확보와 유지를 지속하게 한다. 신뢰는 결코 큰 부분에서 이루어지는 것이 아니다. 아주 작고 사소하다고 느껴지는 부분에서 신뢰의 토대는 쌓여가는 것이다.
둘째 명확하게 표현하라
비즈니스 소통의 메시지는 명확한 용어와 문장으로 표현되어야하며 그 용어는 전하는 사람이나 전달받는 사람 모두에게 동일한 뜻을 갖는 것이어야 한다. 특히 상호 간 복잡한 문제들에 대해서는 되도록 단순하고 명확성을 갖춘 문장과 주제들로 요약하여야 한다. 또 소통 경로가 길거나 여러 절차를 거쳐야 하는 메시지라면, 즉 많은 사람을 거쳐야 할 메시지라면 더욱 더 단순화해야 한다.
비즈니스 커뮤니케이션에서 가장 효과적인 표현은 세 살짜리 어린아이부터 여든 살 할아버지까지 모두 같은 메시지로 받아들일 수 있는 쉽고 간결한 표현이다. 표현의 명확성은 결코 어렵거나 복잡한 것이 아니라 철저히 수신자의 입장에서 전달자의 메시지를 이해했을 때, 즉 보낸 메시지와 받은 메시지가 일치할 때 이루어지는 것이다.
셋째 인내하고 반복하라
비즈니스 의사소통은 계속적이고 반복적인 과정이다. 특히 비즈니스 파트너에게 메시지를 제대로 올바르게 전달하려면 인내를 가지고 정확히 전달될 때까지 반복해야 한다. 전 GM그룹의 회장이었던 잭 웰치는 조직 내 핵심 가치 등 중요한 메시지는 적어도 10번 이상을 반복해서 전달하였고 그래야만 제대로 뜻이 전달된다고 주장했다. 반복의 과정과 더불어 의사소통의 전달은 모순이 없이 항상 일관되어야 한다는 것이다. 지속적인 반복과 일관적 소통이 비즈니스의 올바르고 탁월한 결과를 잉태하는 것이다.
비즈니스 커뮤니케이션도 끊임없는 인내와 반복으로 완성되는 것 이라 할 수 있다. 때로는 바보 같은 우직함이라 하더라도 상대방과의 정확한 소통을 위해 이러한 세 가지 원칙에 충실할 필요가 있다. 그것이 어떤 이에게는 비효율적이고 비현실적이라 하더라도 결국 정확한 소통을 위한 선한 목적이 있기에 반드시 좋은 결과로 돌아올 것이다.
