왜 기록 관리인가?"이 직원이 어떤 일을 했습니까?" 대표가 물었다. 인사 담당자는 인사기록카드를 펼쳤다. 입사일과 부서, 직급은 있었다. 그러나 어떤 직무를 맡았는지, 어떤 성과를 냈는지, 어떤 교육을 받았는지, 어떤 피드백을 받았는지는 찾을 수 없었다. 사진도 언제 찍었는지 알 수 없었다. 조직문화 진단은 여러 차례 실시했지만 결과는 파일 속에만 남아 있었다. 퇴직자의 퇴직 사유도 정리되어 있지 않았다.
ADVERTISEMENT
생각보다 많은 기업의 현실이다. 기록이 없으면 사람을 알 수 없다. 사람을 모르면 인사도 할 수 없다. 결국 기록은 행정이 아니라 경영이다.
HR부서는 무엇을 기록해야 할까?
ADVERTISEMENT
첫째, 기본 인사 정보다. 입사일, 부서, 직급, 연락처만으로는 부족하다. 최근 사진, 담당 직무, 직무 변경 이력, 자격증, 어학 능력, 보유 기술, 경력과 전문 분야까지 관리해야 한다. 사람은 직급이 아니라 역량으로 기억되어야 한다.
둘째, 직무와 경력 이력이다. 어떤 부서를 거쳤고, 어떤 프로젝트에 참여했으며, 어떤 성과를 냈는지를 남겨야 한다. 승진이나 보직 변경은 과거의 경험을 바탕으로 결정해야 한다.
셋째, 채용 자료다. 지원서와 면접 평가표, 채용 사유, 처우 결정 근거를 보관해야 한다. 시간이 지나면 왜 채용했는지조차 기억하지 못하는 경우가 많다.
넷째, 교육 이력이다. 언제, 어떤 교육을 받은 것만 기록해서는 안 된다. 교육 목적과 학습 내용, 현업 적용 결과까지 함께 관리해야 한다. 교육은 참석이 아니라 변화가 목적이다.
ADVERTISEMENT
다섯째, 평가와 피드백 기록이다. 평가등급만 남겨서는 의미가 없다. 잘한 점, 개선할 점, 성장 계획, 조직장과의 면담 내용을 함께 기록해야 한다. 다음 평가의 출발점은 이전 피드백이다.
여섯째, 면담 기록이다. 고충 상담, 경력 상담, 조직장 면담, 코칭 내용을 남겨야 한다. 같은 문제가 반복되지 않도록 하는 가장 좋은 자료다.
ADVERTISEMENT
일곱째, 조직 진단과 설문 결과다. 직원 만족도, 몰입도, 조직문화 진단은 평균 점수만 보고 끝내서는 안 된다. 부서별 차이와 개선 과제를 기록하고 다음 조사와 비교해야 변화가 보인다.
여덟째, 포상과 징계 이력이다. 어떤 행동이 인정받았고 어떤 행동이 개선 대상이었는지를 기록해야 공정한 인사가 가능하다.
ADVERTISEMENT
아홉째, 퇴직 관리 자료다. 퇴직 사유, 근속기간, 퇴직 면담 내용, 우수 인재의 이직 원인을 분석해야 같은 문제가 반복되지 않는다.
열번째, 핵심인재 관리 자료다. 핵심인재의 역량, 성장 계획, 교육, 승계 후보 현황까지 체계적으로 관리해야 한다.
인사부서는 어떻게 기록, 유지, 활용해야 하는가?
기록관리 어떻게 관리해야 할까?
첫째, 표준 양식을 만들어야 한다. 담당자가 바뀌어도 같은 기준으로 기록해야 자료의 가치가 유지된다.
둘째, 기록 시점을 정해야 한다. 채용 즉시, 교육 직후, 평가 면담 후, 인사발령 후처럼 업무가 끝난 즉시 기록하는 습관을 만들어야 한다. 기억에 의존한 기록은 오래가지 못한다.
셋째, 디지털 기반으로 통합 관리해야 한다. 종이 서류와 개인 PC에 흩어진 자료는 조직의 자산이 될 수 없다. 하나의 HR 시스템에서 검색하고 활용할 수 있어야 한다.
넷째, 기록의 책임자를 명확히 해야 한다. HR만의 일이 아니다. 조직장은 평가와 면담, 직무 수행 내용을 기록하고, HR은 이를 검토하고 관리해야 한다.
다섯째, 정기적으로 점검해야 한다. 분기마다 누락 자료를 확인하고 최신 정보로 갱신해야 한다. 오래된 사진과 바뀐 직무를 그대로 두는 순간 기록은 신뢰를 잃는다.
기록은 보관하는 것으로 끝나지 않는다. 활용해야 가치가 생긴다.
교육 이력을 보면 누구를 전문가로 육성해야 하는지 알 수 있다. 평가 기록을 보면 승진 후보를 객관적으로 선정할 수 있다. 면담 기록은 조직장의 코칭 수준을 높인다. 조직문화 진단은 부서별 개선 과제를 찾는 기준이 된다. 퇴직 자료를 분석하면 반복되는 퇴직 원인을 제거할 수 있다.
한 제조 기업은 퇴직자 면담을 3년 동안 기록했다. 처음에는 단순한 문서라고 생각했다. 그러나 분석 결과 입사 1년 이내 퇴직자의 대부분이 특정 부서에 집중되어 있었고, 공통적으로 "업무를 제대로 배우지 못했다."고 답했다. 회사는 조직장의 온보딩 방식을 바꾸고 멘토 제도를 도입했다. 다음 해 조기 퇴직률은 크게 낮아졌다. 기록이 문제를 발견했고, 분석이 해결책을 만든 것이다.
또 다른 기업은 평가 면담 내용을 매년 기록했다. 승진 심사 때 과거의 성장 과정과 개선 노력을 함께 검토했다. 평가의 일관성이 높아졌고 승진에 대한 신뢰도도 높아졌다. 기록은 공정한 인사의 근거가 되었다.
좋은 HR는 기억에 의존하지 않는다. 기록으로 말한다. 기록은 과거를 보관하는 일이 아니다. 미래를 준비하는 일이다. 사람은 떠나도 기록은 남는다. 그 기록이 다음 사람을 키우고, 더 좋은 제도를 만들며, 조직의 경쟁력을 높인다. 기록하지 않는 HR은 같은 문제를 반복한다. 기록하는 HR은 같은 실수를 반복하지 않는다. 그것이 기록의 힘이며, HR가 반드시 기록을 남겨야 하는 이유다.
<한경닷컴 The Lifeist> 홍석환 대표(홍석환의 HR전략 컨설팅, no1gsc@naver.com)
"외부 필진의 기고 내용은 본지의 편집 방향과 다를 수 있습니다."
독자 문의 : thepen@hankyung.com