정관이란 회사의 설립, 조직, 업무 활동 등에 관한 기본 규칙을 정한 문서로 주주와 임원의 이익 실현을 위한 전략을 규정하고 있으며, 기업의 지배 구조 정비와 기업의 성장을 위한 노무 관련 제도 등을 총체적으로 정한 것을 말합니다.
즉 정관은 회사의 자치법규로서 이를 작성한 발기인을 포함해 회사 구성원과 기관을 구속하게 됩니다. 그러나 제3자에게는 그 효력이 미치지 않는 특성이 있습니다.
기업 설립 절차에서 핵심사항 중 하나인 정관은, 상법에서 정한 회사의 목적, 상호, 회사가 발행할 주식의 총수, 회사가 설립될 때 발행하는 주식의 총수, 1주의 금액, 본점의 소재지, 회사의 공고 방법, 발기인의 성명 및 주소가 절대적 기재 사항이므로 정관에 꼭 포함되어야 합니다. 이는 모든 기업이 설립하며 작성한 표준 정관이 됩니다.
대부분의 중소기업은 기업 설립 시 작성했던 표준 정관 그대로를 가지고 있으며, 기업의 시기와 상황에 맞춘 정관 변경을 하는 경우가 드문 편입니다. 따라서 표준 정관에 의한 문제가 발생하면 속수무책으로 세금을 추징당하거나 소송, 횡령, 배임 등의 고발 대상이 될 수 있습니다.
경기도 파주에서 생활용품을 생산하는 F 기업의 임 대표는 사업 초기부터 함께 일한 신 이사가 건강상의 문제로 퇴직 의사를 밝히자, 그동안의 노고에 감사한 마음으로 높은 금액의 퇴직금을 지급하게 되었습니다. 하지만 이 과정에서 상당한 금액의 소득세를 납부하는 상황에 놓이고 말았습니다.
이는 미흡한 정관에서 비롯된 문제로 정관에 임원 보수 및 퇴직금에 관련된 내용이 명시되지 않았거나 미흡하기 때문에 발생한 사항입니다. 만일 정관에 임원 보수 및 퇴직금에 관련된 사항이 적합하게 명시되어 있었다면 문제 상황이 발생하지 않았을 것입니다.
결국 정관은 기업의 성장에 맞춰 기업 상황을 반영한 규정과 제도로 변경되어야 합니다. 그렇지 않으면 매년 바뀌는 법과 규정에 따른 세무 위험에서 기업을 방어할 수 없게 되는 것입니다.
따라서 정관은 대표와 주주의 이익 실현을 목적으로 제도, 규정, 기업 상황의 변화에 따라 변경해주는 것이 좋습니다. 아울러 기업의 경제적 사정 혹은 주주구성 분포 및 경영정책에 따라 자유롭게 변경할 수 있습니다.
하지만 정관은 강행 법규 또는 선량한 풍속 및 기타 사회질서에 반하면 안 됩니다. 이 밖에도 주식회사의 본질에 반하거나 주주의 고유권 및 주주 평등의 원칙에 어긋나는 형태의 정관변경은 허용되지 않고 있습니다.
결론적으로 정관은 모든 기업의 운영 과정 규칙입니다. 대부분 기업 대표가 인식하고 있는 것처럼, 단순히 절세를 위한 수단으로 치부해서는 안 됩니다. 정관은 기업의 안정적인 성장을 위한 필수 사항으로 여겨야 합니다. 또한, 기업의 시기와 상황에 맞춘 적절한 변경이 필요합니다.
특히 임원 퇴직금 지급규정, 중간배당, 자사주 매입, 사채발행 등의 사항을 진행할 때는 전체적인 정관에 대한 전략이 필요한 것입니다. 어느 하나만 빠져도 변경 효과를 볼 수 없기 때문입니다. 따라서 전문가와의 도움을 받아 정관을 검토하고 세부 사항을 변경하는 것이 바람직합니다.
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<작성자: 스타리치 어드바이져 기업 컨설팅 전문가 김현민 & 이경현>