[잘나가는 사람은 20대가 다르다] 6편. 잘나가는 사람은 시간 활용 능력이 다르다
일의 중요도와 긴급도에 따라 분류하라
우선 모든 일을 중요도와 긴급도라는 기준을 두고 4개 영역으로 나눈다.
◎ 1영역: 중요하고 긴급한 일
◎ 2영역: 중요하지만 긴급하지는 않은 일
◎ 3영역: 긴급하지만 중요하지는 않은 일
◎ 4영역: 중요하지도 긴급하지도 않은 일
이 영역들에 우선순위를 매긴다면 어떨까? 중요하고 긴급한 1영역은 꼭 해야 할 일이므로 누구나 최우선으로 꼽는다. 4영역의 우선순위가 가장 낮은 것은 말할 필요도 없다. 문제는 중요하지만 긴급하지 않은 2영역과 긴급하지만 중요하지 않은 3영역을 어떻게 생각하느냐다.
물론 긴급한 용건이 발생한다면 꼭 대응해야 한다. 하지만 기본적인 원칙은 ‘중요한 일에 최우선 순위’를 두고 시간을 활용하는 것이다. 그러려면 긴급하지만 중요하지 않은 3영역의 용건을 될 수 있으면 줄이려고 노력해야 한다. 중요하지만 긴급하지 않은 2영역은 처음에는 긴급도가 낮더라도 시간이 지나면서 긴급도가 높아지는 일이다.
기간을 정하지 않은 채 방치하지 말고 스스로 ‘데드라인’을 정해두자. 2영역에 해당하는 업무에 우선순위를 매기고 그 일의 마감을 설정하는 것이 중요하다. 그리고 마감에 맞춰 언제 어디까지 할지 구체적인 스케줄을 짜야 한다.
회의 직후 20분이 승패를 좌우한다
업무의 흐름에 맞춰 효율적으로 일하기에 효과적인 방법을 소개하겠다. 사내 회의나 고객과의 회의가 끝난 후에 시간을 미리 따로 떼어놓으면 된다. 예를 들어 오후 2시부터 3시까지 부서회의가 있을 때는 수첩에 2시부터 3시까지를 ‘부서 회의’라고 표시한다. 여기서 끝내지 말고 회의가 끝난 후인 3시부터 3시 30분까지를 다음 회의를 준비하기 위한 시간으로 확보해두자.
그리고 회의가 끝나면 미리 확보해둔 시간에 바로 회의 내용을 되살려 자신이 할 일을 하자. 이 방법은 아주 절대적인 효과를 발휘한다. 회의 직후에는 머리 회전이 회의 안건에 맞춰져 있으므로 회의 내용을 상세히 기억할 뿐만 아니라 다음 회의까지 제출할 과제를 시작하기도 좋다.
마감 직전에 기억을 되살려 일할 때와는 들이는 시간과 업무의 질이 전혀 다를 수밖에 없다. 얻을 수 있는 성과는 그뿐만이 아니다. 과제를 마감 전에 끝낼 수 있어 다른 사람들에게 업무 속도가 빠르다는 인식을 심어줄 수 있다. 또한 다른 사람에게 미리 검토를 받을 수 있어 한층 세련되게 결과물을 손질할 수도 있다.
1분도 버리지 않는 기술을 익혀라
자투리 시간을 유용하게 활용하는 방법에 대해 설명하겠다. 보통 사람의 몇 배로 활동하는 사람은 자투리 시간을 잘 활용할 줄 안다.
대표적인 자투리 시간은 다음과 같다. 통근시간, 엘리베이터를 기다리는 시간, 식사 시간, 주문한 음식을 기다리는 시간, 회의 시작 전에 대기하는 시간, 컴퓨터가 부팅되는 시간, 이동 시간, 일정이 바뀌어 갑자기 생긴 시간, 화장실에 있는 시간, 입욕 시간, 자기 직전의 시간들을 전부 합치면 보통 하루에 2시간 정도는 나온다. 이 시간을 어떻게 사용하는지에 따라 성장 속도가 크게 달라진다.
자투리 시간을 활용하는 요령은 그 시간에 할 일을 미리 정해놓는 것이다. 자투리 시간을 활용하기 위해서는 30초에 할 수 있는 일, 1분에 할 수 있는 일, 2분에 할 수 있는 일, 3분에 할 수 있는 일의 리스트를 미리 작성해두라며 준비의 중요성을 강조했다. 보통 사람의 10배, 20배 업무량을 해내는 사람은 1분을 사용하는 법이 남보다 10배, 20배 뛰어나다.